关于开展2016届本科毕业生档案寄递工作的通知

各二级学院：
根据教育部、湖南省教育厅及邮政公司新规定，今年我校本科毕业生档案通过EMS转寄。经与EMS公司长沙分公司商定，我校毕业生档案定于7月6日—7月8日邮寄，届时EMS公司工作人员将来校与各学院对接档案邮寄工作。请各学院按照档案邮寄工作要求，认真做好2016届毕业生档案邮寄工作：
一、档案材料准备。装入档案袋中的材料参照《档案袋内学生档案清单》的要求进行整理，材料整理好后装在纸质档案袋内用封条封口，加盖院章，然后将纸质档案袋装入EMS档案专用塑料袋，封口贴好“学生档案”黄色贴，将快递单贴在档案专用塑料袋指定位置。
二、快递单第三联（即寄件人存联）在档案转寄当天经EMS公司盖章后由学院保管（作为日后向EMS公司查询档案的重要凭证），学院对每个学生档案的快递单号进行留底登记，并在档案寄出的7个工作日内通知学生本人按快递单号查询档案签收情况。
三、因个别学生还存在需要改派的情况，请大家对集中邮寄档案进行再一次清理，还有材料变动或要求缓寄送的档案留在学院，日后由学院组织单独寄送。
四、邮寄时间安排：负责老师将本科毕业生档案提前一天整理完毕，并与EMS公司长沙分公司对接邮寄。联系人：李经理，联系电话：158-7408-8899。邮寄档案具体时间参照下表：

档案邮寄时间表
7月6日上午	地信院、材料院、粉冶院、能源院、商学院、资安院、冶环院、资生院
7月6日下午	航空院、公管院、信息院（本部）、法学院、马克思院、文新院、信息安全与大数据研究院
7月7日上午	物电院、机电院、建艺院（新校）、外语院、数统院、化工院、体育教研部
7月7日下午	土木院、交通院、软件院、信息院（铁道）、建艺院（铁道）
7月8日	公卫院、生科院、药学院、口腔医学院、护理院

五、邮寄结算：档案寄出当天，学院出具档案邮寄结算单（如下），经学院、EMS双方经办人员签字盖章，一式三份，一份交EMS公司，一份由学院留底，一份于7月13日之前交就业中心（二办208办公室）。
中南大学2016年本科生档案邮寄结算单
学院名称：                  （公章）

邮寄档案数量	件（大写）
负责人（签字）		收件人（签字盖章）
日期		日期

六、档案查询：邮寄结束后，学院取回一份由EMS公司提供的有学生档案签收人签字的档案邮寄回执，以备学生查询档案。回执领取时间为档案邮寄两个月之后，具体时间另行通知。
七、档案保存：学院应安排专人负责毕业生档案管理工作，未寄出档案和退档档案，应按照《中南大学学生档案管理细则（试行）》中大党字〔2011〕6号文件要求执行。
 
中南大学毕业生就业指导服务中心

2016年7月1日