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按照《辞海》中的释义,原理“通常指某一领域、部门或科学中具有普遍意义的基本规律”。据此,管理原理就是对管理过程基本规律的一种理论概括,并用以指导日常管理工作。对原理的运用应结合当时当地的实际情况。计划工作作为一种基本的管理职能活动,自然也应有自己的原理。计划工作的主要原理有:限定因素原理、许诺原理、灵活性原理和改变航道原理。
(一)限定因素原理
所谓限定因素,是指妨碍组织目标实现的因素。限定因素原理可以表述如下:主管人员越是能够了解对达到目标起主要限制作用的因素,就越能够有针对性地、有效地拟定各种行动方案。限定因素原理有时又被形象地称作“木桶原理”。其含义是木桶能盛多少水,取决于桶壁上最短的那块木板条。限定因素原理表明,主管人员在制定计划时,必须全力找出影响计划目标实现的主要限定因素或战略因素,有针对性地采取得力措施。这正如哲学原理矛盾论中抓主要矛盾的思想。
(二)许诺原理
许诺原理可以表述为:任何一项计划都是对完成各项工作所做出的许诺,因而,许诺越大,实现许诺的时间就越长,实现许诺的可能性就越小。这一原理涉及计划期限的问题,即合理计划工作要确定一个未来的时期,这个时期的长短取决于实现决策中所许诺的任务所必需的时间。按照许诺原理,首先,计划必须有期限要求。事实上,对于大多数情况来说,完成期限往往是对计划的最严厉的要求。其次,合理地确定计划期限。最后,每项计划的许诺不能太多,因为许诺(任务)越多,则计划时间越长。如果主管人员实现许诺所需的时间长度比他可正确预见的未来期限还要长,但他不能获得足够的资源,使计划具有足够的灵活性,那么他就应当果断地减少许诺,或是将他所许诺的期限缩短。
(三)灵活性原理
计划必须具有灵活性,即当出现意外情况时,有能力改变方向而不必花太大的代价。灵活性原理可以表述为:计划中体现的灵活性越大,由于未来意外事件引起损失的危险性就越小。必须指出,灵活性原理是指制定计划时要留有余地。例如,某项建筑工程的施工进度计划应该要求按照计划时间完成施工任务,但在制订施工进度计划时要考虑可能出现在雨季不能露天作业的情况,因而对完成任务时间的估计要留有余地。至于执行计划,一般不应有灵活性。例如执行一个生产作业计划必须严格准确,否则就会发生组装车间停工待料或在制品大量积压的现象。
对主管人员来说,灵活性原理是计划工作中最主要的原理,在任务重计划期限长的情况下,灵活性便显出它的作用。为了确保计划本身具有灵活性,在制定计划时,应量力而行,不留缺口,但要留有余地。本身具有灵活性的计划又称为“弹性计划”,即能适应变化的计划。
(四)改变航道原理
改变航道原理可以表述为:计划的总目标不变,但实现目标的进程(即航道)可以因情况的变化随时改变。就像航海家一样,必须经常拟对航线,一旦遇到障碍就可绕道而行。
计划制定出来后,计划工作者就要管理计划,促使计划的实施,而不能被计划所“管理”,不能被计划框住。必要时可以根据当时的实际情况作必要的检查和修订。因为未来情况随时都可能发生变化,制定出来的计划就不能一成不变。尽管我们在制定计划时预见了未来可能发生的情况,并制定出相应的应变措施,但由于不可能面面俱到,情况是在不断变化,计划往往赶不上变化,总有一些问题是不可能预见到的,因此要定期检查计划。如果情况已经发生变化,就要调整计划或重新制定计划。改变航道原理与灵活性原理不同,灵活性原理是制定计划时使计划本身具有适应性,而改变航道原理是使计划执行过程中具有应变能力,为此,计划工作者就必须经常地检查计划、重新调整、修订计划,以此达到预期的目标。